La to-do liste est la liste de vos tâches à faire. Elle répond à plusieurs objectifs à la fois : ne rien oublier, se motiver, se vider l'esprit, être efficace, garder une trace... C'est également un outil très simple, donc répandu, quasi universel. Du coup, elle peut prendre de multiples formes.

Une "vraie" to-do liste ne doit cependant pas ressembler à une liste de tout et n'importe quoi, ni être une collection de post-it et autres feuilles éparpillées. Voici la méthode habituelle pour organiser une bonne liste d'actions à faire  :

• décrire des actions,
  Un simple mot est un peu court... Dans certains cas, cela peut vous suffire pour vous rappeler instantanément et précisément ce que vous avez à faire. Mais c'est souvent mieux d'utiliser un verbe, et un complément, plus précis. C'est en choisissant le verbe adapté que vous pourrez vous rendre compte que votre action comporte en fait plusieurs étapes ! Dans ce cas, c'est plusieurs lignes que vous devez noter, une par étape.
• utiliser un seul outil,
  La liste elle-même peut être répartie en plusieurs sous-listes par thème ou projet. Mais il vaut mieux n'utiliser qu'un seul type d'outil pour la ou les noter. A vous de choisir selon vos goûts et habitudes, mais la to-do liste n'est efficace que si elle est centralisée.  Parmi les choix possibles :
  • un cahier ou carnet
  • un fichier bureautique (texte ou tableur)
  • un logiciel sur votre ordinateur ou en ligne
  • une carte mentale (mindmap)
  • une collection de petits papiers (dans une boite, ou sur un tableau)
  • des feuilles pré-imprimées (à venir dans un kit ListoLabo !)
  • ...
• gérer des priorités,
  Vous n'avez pas besoin de vous créer 5 ou 10 niveaux de priorités dans votre liste. Mais il vous faut un système pour repérer les choses les plus prioritaires (quelles soient urgentes ou importantes). Soit vous donnez un niveau à chaque action selon un barème que vous choisissez (1/2/3, A/B/C, */**/***, rouge/vert/bleu) lorsque vous la notez sur la liste. Soit vous passez en revue chaque semaine votre liste pour mettre en évidence celles qui sont prioritaires à ce moment-là (vous pouvez les entourer, les surligner, les souligner, les colorer...). En tous cas, ce qui compte, c'est que vous puissiez repérer d'un simple coup d’œil ce qui doit être fait.
• utiliser la liste quotidiennement,
  Ah oui, c'est bête à dire, mais le principal élément important pour bien gérer votre liste, c'est de l'utiliser. Il ne suffit pas de la créer un jour de haute motivation, mais il faut aussi continuer à
  • la regarder systématiquement pour trouver les prochaines actions à mener,
  • barrer/cocher les actions terminées,
  • ajouter les nouvelles actions qui arrivent, au moment où elles arrivent.
• la purger régulièrement,
  Cela veut bien dire : supprimer des lignes. Oui, oui. Supprimer des lignes qu'on n'a pas faites. Mais qu'on sait qu'on n'a plus besoin de faire, ou qu'on n'a plus la motivation à réaliser. Passez donc périodiquement en revue votre liste pour vérifier que chaque activité a encore sa raison d'être. Si vous êtes débordé en permanence et que votre to-do ne fait que s'allonger (ce qui est déprimant), alors il vous faudra réviser vos critères pour ne plus accepter autant de besogne.
  Une bonne to-do liste doit en effet être réaliste : ce n'est pas une liste de souhaits, de choses qu'on rêve de mener un jour ! C'est une liste d'actions concrètes à effectuer prochainement. Vous pouvez tenir une autre liste : celle de vos rêves, de vos "un jour peut-être", de vos idées encore vagues. C'est une très bonne idée. Mais ce n'est pas une to-do liste.
  Une fois par trimestre environ, vous pouvez remettre au propre votre liste entière, pour ne pas travailler avec un répertoire trop raturé, surtout si vous travaillez sur papier. Réfléchissez à savoir si vous avez envie ou besoin de garder une trace des actions effectuées : dans ce cas, archivez votre ancienne liste.
• (optionnel) extraire une mini-liste du jour,
  Vous n'avez pas besoin de toujours travailler avec votre to-do liste entière sous les yeux toute la journée. Au contraire, cela risque de vous noyer ou de vous distraire, même en ayant repéré et signalé vos priorités. C'est une bonne idée de noter sur un bout de papier, ou sur votre agenda, une mini-liste de ce que vous comptez faire pour la journée en cours. Cette liste contient idéalement de 3 à 5 actions (3 prioritaires, et une ou deux autres moins importantes, mais plus attirantes ou faciles). Vous pouvez la faire le matin avant de démarrer la journée, ou bien le soir pour le lendemain. En utilisant votre to-do et ses priorités pour choisir ces tâches, bien sûr. Vous ne vous servez ensuite que de votre mini-liste, où vous pouvez noter éventuellement des choses à rajouter. Une fois la journée terminée, vous mettez à jour votre to-do à partir de vos notes, et vous jetez impérativement le bout de papier. En effet, gare à ne pas transformer votre mini-liste en to-do liste parallèle !

Personnellement, ma to-do liste professionnelle est dans un cahier (qui me sert aussi d'agenda sur d'autres pages), et je la remets au propre chaque mois. J'utilise des bouts de masking tape que je déplace pour indiquer les 3 actions prioritaires (du coup, cela me sert de mini-liste), et parfois un surligneur pour les tâches de fond à ne pas oublier. Je coche les actions terminées mais je ne les barre pas. Et vous ?